о работе с волонтерами

Источник: http://meerin.ru/soveti/volonteer.html или http://www.diary.ru/~Meerin/p177639548.htm

Волонтёры – это люди, которые изначально заинтересованы в мероприятии. Интерес их может быть разного характера. Кроме того, это добровольные помощники, которые согласны помогать на безвозмездной основе. И забывать об этом не стоит.

1. Ещё в процессе создания мероприятия, необходимо понять на какие точки требуются волонтёры, какая будет нужна помощь. Лучше всего определить минимальное число волонтёров, максимальное и оптимальное.
2. Прежде, чем звать волонтёров на мероприятия надо составить два варианта объявления о предполагаемом мероприятии – с краткой и подробной информацией. В обоих случаях надо написать: название, дату и место проведения, краткое описание мероприятия, краткое описание вакансий для волонтёров, если планируете – предупредите о возможности чаепития после мероприятия, свои контактные данные (лучше всего и почту и телефон). Краткой версии описательную часть надо сократить до 1-2 предложений, в полной – лучше расписать по максимуму. Соответственно краткой версией логичнее будет пользоваться при обзвоне волонтёров (чтобы не вспоминать долго нужную информацию) и при рассылке по почте (в этом случае в конце письма надо дать ссылку на полную версию материала – кому будет интересно, тот пройдёт по ней). Подробная информация подходит для размещения в блогах (под катом), на специальной странице сайта, в отдельной теме форума.
3. После откликов волонтёров на определённую вакансию, надо не забывать отмечать уже занятые позиции на страничках, размещённых на публичных ресурсах (сайт, блог, форум). Пример: http://meerin.diary.ru/p164879980.htm. Это делается для волонтёров, которые хотели бы участвовать, но боятся спросить, что ещё свободно и для волонтёров, которые сомневаются – а стоит ли принимать участие в данном мероприятии.
4. Бывает так, что хочется основную информацию сохранить в секрете от тех, кто не задействован в организации (у меня такое было на Масленице в Битце в этом году). Тогда вместо описания точек и ролей можно дать общую информацию – по количеству волонтёров, и по тому какая работа будет произведена (например, требуются четыре волонтёра на Масленицу, от них потребуется вживание в роль, чёткое объяснение правил, отслеживание их выполнения). Соответственно, в записях надо отмечать сколько человек уже набралось (+1, +2).
5. В личной переписке с волонтёром надо выяснить, чем он больше всего хочет заниматься, к чему у него есть предрасположенность. Если человек претендует на определённую роль, то лучше всего ему её дать (если вы не видите противопоказаний или она ещё не занята).
6. В личной переписке с волонтёром ему надо чётко расписать все задачи, разобрать сложные моменты, выяснить есть ли вопросы и найти на них ответы. Возможно волонтёр найдёт слабое место в этапе и поможет заделать данную брешь. И самое главное, в личной переписке с волонтёром необходимо взять его контакты для связи и на всякий случай ещё раз выслать свои.
7. Волонтёров, как и знакомых можно и нужно просить о перепосте информации о мероприятии. Перед просьбой о перепосте, проверьте, чтобы в тексте содержалась вся контактная информация. Так же неплохо поощрять их желание привести родственника/друга/соседа в помощь (например, ставить их на один этап или рядом).
8. Если у вас есть уже информация о данном волонтёре (приходилось раньше работать, дружите, он говорил и т.д.), это необходимо учитывать при приглашении волонтёра на мероприятие. Например, вы знаете, что волонтёр опаздывает, лучшим выходом в данном случае будет позвать его помочь в организации места для мероприятия за два-три часа о начала. Скорее всего, на это дело волонтёр опоздает и поможет только с половиной, но зато к началу мероприятия он будет уже готов и столь ранний приход не отложится для него как «раз меня зовут к 11, то смело можно приходить к 13 – всё равно ранее я не нужен».
9. Ещё при составление мероприятия необходимо учитывать его продолжительность и возможные погодные условия (и заранее предупредить волонтёров об этом). При длительной работе волонтёрам необходимо организовать перекус (если нет возможности это сделать, то заранее попросить волонтёров принести с собой сухой паёк). В случае жары – попытаться запастись водой для всех волонтёров на период самого мероприятия. В случае если продолжительность мероприятия будет целый день, необходимо предусмотреть как минимум один плотный приём пищи или два перекуса.
10. Организатору необходимо определить серию бонусов для волонтёров. Последним об этом можно заранее не говорить – сюрпризы всегда приятны. Бесплатный проход на данное мероприятие в качестве волонтёра бонусом не является! Что может быть бонусом:
    • Грамота, которую можно вставить в портфолио;
    • Вещица из раздаточных материалов (я в своё время раздавала различные значки, буклеты, банданы, календари), которые не являются раздаточными для всех-всех участников мероприятия (Плохой пример: значок, который дают всем при входе на мероприятие. Хороший пример: значок, который можно «купить» в магазине за определённое число специальных жетонов/ просто купить в магазине за деньги);
    • Скидка вплоть до 100% на посещение другого мероприятия в качестве зрителя, как мероприятия данных организаторов, так и партнёров. Примечание: флаер на бесплатное мероприятие к этому не относится!
    • Другие материальные и нематериальные бонусы.
11. Главный организатор всегда должен иметь представление о количестве волонтёров, их именах, и в идеальном варианте – знать в лицо.
12. Волонтёры же должны иметь представление к кому и по каким вопросам они могут обращаться или направлять гостей мероприятия.
13. Надо быть готовым к тому, что вероятен недобор волонтёров на мероприятии (личные ЧП и т.д.). Обычно об этом сами волонтёры предупреждают, но лучше за день до мероприятия повторно обзвонить всех заявившихся и уточнить информацию. Волонтёров, которые обещались прибыть со 100% гарантией и подтвердили это при последнем обзвоне, но на мероприятие не пришли, а трубку без объяснений сбрасывали – без раздумий заносить в чёрный список (если человек попал в ЧП, его из списка легко вынести; но если просто продинамил без объяснений – тут уже о дальнейшем сотрудничестве речи быть не может). Соответственно, в случае недобора надо продумать стратегию как кого смещать, объединять, кого из оргов на это место ставить.
14. После мероприятия организатор, а так же координатор волонтёров должны не забывать благодарить добровольных помощников. Волонтёры редко уходят, не предупредив организаторов – им надо сдать свою точку или передать её заместителю. В случае же резкого испарения волонтёра с мероприятия без объяснений, опять надо задуматься – стоит ли с этим человеком сотрудничать в дальнейшем.
15. Волонтёрам будет очень приятно, если им выразят личные благодарности на публичных ресурсах (Пример: http://meerin.diary.ru/p164638028.htm), так же большинству (да, есть редкие исключения) будет приятно увидеть себя на фотографиях с мероприятия.
16. После непродолжительного мероприятия, если оно заканчивается не очень поздно, не плохо бы устроить чаепитие (если такой возможности нет, то можно предложить альтернативный вариант – кафе, друзья Битцы, например, после ПТЭШа специально проехали несколько остановок на метро, чтобы посидеть на втором этаже Калужского). На чаепитии в дружеской обстановке можно обсудить все плюсы и минусы мероприятия, пути его улучшения, а так же поближе познакомиться с добровольными помощниками.
17. Если обсудить мероприятие сразу после его окончания невозможно, лучшим вариантом будет создать специальную запись на форуме или блоге, где все причастные смогут высказать мнение. В случае, если были конфликты на мероприятии, главный организатор должен пресечь в комментариях переход на личности.
18. Если волонтёрам понравилось мероприятие и они хотят продолжения, организатор может предложить им включение в рассылку о мероприятиях, либо пообещать сообщать по телефону о новых проектах и мероприятиях. Не следует забывать тех, кто уже помогал и готов помогать ещё.
19. И помните, что добровольные помощники, они на то и добровольные, что делают это по личному желанию, а не из-за обязательств перед вами (хотя, да, бывают исключения).

Отдельно хочу добавить, что соблюдение этих пунктов намного упрощает взаимодействие с волонтёрами (это я говорю как волонтёр). Да, у меня самой не всегда получалось их соблюдать, но я старалась.

© Юлия Иванова Участник добровольческого объединения «Клуб друзей Битцевского парка»